Każdy pracownik planujący przyjęcie gościa z zagranicy składa w Biurze Współpracy z Zagranicą (podpisane przez dysponenta środków finansowych oraz dyrektora instytutu/kierownika katedry i dziekana wydziału) wniosek przyjęcia gościa. Wniosek należy złożyć w terminie co najmniej 14 dni przed planowaną realizacją przyjazdu (wypłatą świadczeń itp.). W przypadku gości, którzy wymagają zaproszenia niezbędnego do wystawienia wizy konieczne jest złożenie wniosku w terminie umożliwiającym odpowiednio wczesne wystawienia zaproszenia. Wówczas do wniosku o przyjęcie gościa należy obowiązkowo dostarczyć w formie papierowej i elektronicznej informacje niezbędne do przygotowania zaproszenia tj. skan paszportu lub  imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres, numer i serię paszportu, datę wystawienia i wygaśnięcia paszportu.

W przypadku, gdy przyjęcie gościa odbywa się w ramach wymiany dydaktycznej realizowanej w ramach umowy bilateralnej, należy ten fakt jasno określić w celu przyjazdu. Zgodę na realizację przyjęcia gościa wydaje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, natomiast za organizację pobytu gościa na UZ odpowiada jednostka przyjmująca.

Istnieje możliwość odbioru przez opiekuna wskazanego we wniosku świadczeń na rzecz gościa. Wówczas we wniosku należy zamieścić szczegółowe informacje na temat opiekuna oraz określić sposób wypłaty świadczeń. W takim przypadku opiekun jest zobowiązany do dostarczenia do Biura Współpracy z Zagranicą formularza Pokwitowania odbioru pieniędzy przez cudzoziemca,  podpisanego przez gościa oraz inne osoby wskazane w dokumencie. Sprawozdania merytorycznego z przyjęcia gościa należy dokonać w jednostce przyjmującej gościa.