Każdy pracownik planujący przyjęcie gościa z zagranicy składa w Biurze Współpracy z Zagranicą (podpisane przez dysponenta środków finansowych oraz dyrektora instytutu/kierownika katedry i dziekana wydziału) wniosek przyjęcia gościa. Wniosek należy złożyć w terminie co najmniej 14 dni przed planowaną realizacją przyjazdu (wypłatą świadczeń itp.). W przypadku gości, którzy wymagają zaproszenia niezbędnego do wystawienia wizy konieczne jest złożenie wniosku w terminie umożliwiającym odpowiednio wczesne wystawienia zaproszenia. Wówczas do wniosku o przyjęcie gościa należy obowiązkowo dostarczyć w formie papierowej i elektronicznej informacje niezbędne do przygotowania zaproszenia tj. skan paszportu lub  imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres, numer i serię paszportu, datę wystawienia i wygaśnięcia paszportu.

W przypadku, gdy przyjęcie gościa odbywa się w ramach wymiany dydaktycznej realizowanej w ramach umowy bilateralnej, należy ten fakt jasno określić w celu przyjazdu. Zgodę na realizację przyjęcia gościa wydaje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, natomiast za organizację pobytu gościa na UZ odpowiada jednostka przyjmująca.

Sprawozdania merytorycznego z przyjęcia gościa należy dokonać w jednostce przyjmującej gościa.