Nagrody ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki przyznawane są na podstawie:

1. art. 362 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574), dalej ustawa PSWN,
2. rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 23 stycznia 2019 r. w sprawie nagród ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki (Dz.U. z 2021 r. poz. 2286).

Najważniejsze kwestie obowiązujące uprawnionych wnioskodawców:

1. Wnioski o przyznanie nagród należy składać w terminie do dnia 15 lipca danego roku, a nagrody przyznawane są do dnia 15 stycznia następnego roku i ogłaszane podczas Dnia Nauki Polskiej przypadającego w dniu 19 lutego;
2. Nagrody mogą być przyznane za znaczące osiągnięcia w zakresie działalności naukowej, dydaktycznej, wdrożeniowej lub organizacyjnej oraz za całokształt dorobku;
3. Wnioskodawca w danym roku może zgłosić po jednej osobie lub grupie osób (do nagrody zespołowej), w każdym z rodzajów znaczących osiągnięć w zakresie działalności naukowej, dydaktycznej lub wdrożeniowej, oraz po jednej osobie do nagrody za osiągnięcia w zakresie działalności organizacyjnej lub za całokształt dorobku;
4. Wnioskodawca może wskazać we wniosku jako kandydata do nagrody: 

• osobę zatrudnioną w kierowanym przez niego podmiocie albo
• grupę osób, jeżeli w jej skład wchodzi co najmniej jedna osoba zatrudniona w kierowanym przez niego podmiocie;

5. Nagroda może być przyznana za znaczące osiągnięcia w zakresie działalności naukowej, dydaktycznej, wdrożeniowej lub organizacyjnej uzyskane w okresie dwóch lat poprzedzających rok złożenia wniosku;
6. Wniosek powinien być sporządzony zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia (wzór wniosku do pobrania);
7. Wnioski należy składać w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej ministra;
8. W przypadku nagrody za całokształt dorobku wskazano, że kandydat do nagrody winien posiadać nie krótszy niż 20 lat okres zatrudnienia w podmiotach, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy PSWN, zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej;
9. Wnioskodawca, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia nagrodowego, wraz z wnioskiem składa odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego prowadzenie przez kierowany podmiot działalności naukowej w sposób samodzielny i ciągły w postaci:

• aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, lub
• umowy, statutu lub innego przewidzianego przepisami prawa dokumentu dotyczącego ustanowienia, działalności i organizacji wnioskodawcy;

10. Wnioskodawca, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wraz z wnioskiem składa informację obejmującą wykaz:

• badań naukowych zrealizowanych przez wnioskodawcę w ciągu ostatnich 2 lat przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji i innych osiągnięć naukowych,
• aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych;

11. Przepisy rozporządzenia nagrodowego obowiązują jedynie uczelnie nadzorowane przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki oraz inne podmioty wskazane w § 4 ust. 1 pkt 2-10 rozporządzenia;
12. Wszelkie pytania i wątpliwości związane z przyznawaniem nagród pozostałych ministrów sprawujących nadzór nad uczelniami należy kierować bezpośrednio do właściwych urzędów obsługujących ministrów;
13. Wszelkie pytania i wątpliwości związane z przyznawaniem nagród Prezesa Rady Ministrów należy kierować bezpośrednio do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.