Po odbytej podróży  w ciągu 14 dni od powrotu należy dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w Dziale Współpracy z Zagranicą. Rozliczenie wyjazdu następuje na podstawie oryginałów rachunków i biletów. Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana przedłożyć wraz z formularzem rozliczenia kosztów następujące dokumenty (jeśli dotyczy):

• oświadczenie o wyżywieniu
• bilety lub faktury/rachunki za bilet
• potwierdzenia dokonania przelewów lub wyciągi z kart kredytowych
• karty pokładowe w przypadku podróży samolotem
• oświadczenie o wykorzystaniu samochodu
• faktury/rachunki za nocleg
• inne faktury i rachunki potwierdzające poniesione koszty

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, wyjeżdżający składa stosowne oświadczenie, pozostawiając do decyzji Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą uznanie poniesionych kosztów do rozliczenia. Pracownik, który otrzymał zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, składa oświadczenie o przebiegu kilometrów. Na tej podstawie może otrzymać zwrot poniesionych kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu w zależności od pojemności silnika: do 900cm3 – 0,89 zł, powyżej 900cm3 – 1,15 zł. 

Sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu powinno być dokonane w macierzystej jednostce organizacyjnej wyjeżdżającego.