Zasady realizacji i finansowania wyjazdu określa

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYK I SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) - https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002190 

 Aktualne wysokości diet i limity na nocleg.

Osoba planująca wyjazd składa w Dziale Współpracy z Zagranicą (podpisane przez dysponenta środków finansowych oraz dyrektora instytutu/kierownika katedry i dziekana wydziału) a także zarejestrowane w sekretariacie jednostki macierzystej Polecenie wyjazdu służbowego za granicę/Wniosek o wyjazd za granicę (w przypadku studentów, doktorantów i innych osób nie będących pracownikami uczelni)  najpóźniej 14 dni przed terminem realizacji pierwszej płatności związanej wyjazdem (np. opłaty konferencyjnej, zakupu biletu itp.). Do polecenia wyjazdu służbowego za granicę należy dołączyć dokument potwierdzający możliwość realizacji wyjazdu np. potwierdzenie przyjęcia referatu, zaproszenie, informację o wydarzeniu itp. Za noclegi przysługuje zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem do wysokości limitu określonego na dany kraj, lub w przypadku braku rachunku – przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w rozporządzeniu. Ryczałt za noclegi przysługuje, kiedy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00  i 7.00 oraz nie przysługuje za czas przejazdu.

Dział Współpracy z Zagranicą realizuje wyjazdy tylko na podstawie kompletnych dokumentów i według kolejności ich wpływu.